Как планировать день за 10 минут: семь шагов без сложных методик

Как планировать день, если на это почти нет времени: утром за 10 минут выписать всё, что висит, выбрать то, что реально влезает в свободные часы, прикинуть время на каждую задачу и оставить запас. Вечером ещё 3 минуты, чтобы закрыть день и перенести хвосты. Ниже всё по шагам. Показываю на «Делах», потому что сам их делаю, но первые шесть шагов работают и в обычной тетради.

Что понадобится

Любой список: блокнот, заметки в телефоне, планировщик. И часы. Первые дни засекайте, сколько уходит на планирование. Выходит заметно больше 10 минут? Скорее всего, каждая задача заново обдумывается, хотя её нужно просто выбрать или отложить. Об этом ниже, в ошибках.

Шаг 1. Выгрузите всё из головы

Три минуты, без сортировки. Пишите подряд всё, что крутится в голове: «отчёт к пятнице», «позвонить в управляющую компанию про батарею», «сменка в школу», «оплатить ЖКХ до 10-го». Дэвид Аллен в системе GTD называет это сбором во «входящие». По-моему, это самая полезная часть его метода: пока дело живёт только в голове, оно отвлекает.

В «Делах» для этого есть раздел «Входящие» и поле Добавить задачу… (клавиша N). Можно писать как говорите: «до пятницы сдать отчёт» сразу получит дедлайн, «завтра в 10 позвонить маме» встанет на завтра в 10:00. Всё, что без даты, останется во «Входящих» и не засорит список на сегодня.

Шаг 2. Разберите просроченное

У вчерашних хвостов три варианта судьбы: сделать сегодня, перенести на конкретный день или честно удалить. Вариант «пусть пока повисит» не работает, через неделю такие задачи превращаются в фон, на который перестаёшь смотреть.

В разделе «Мой день» утренний экран начинается как раз с этого: у каждой просроченной задачи кнопки «Сегодня», «Завтра» и «Оставить».

Шаг 3. Выберите, что делаете именно сегодня

Мне хватает одного вопроса к каждой задаче: что случится, если она не будет сделана сегодня? Если ничего, ей место на другом дне.

Обычно получается одно главное дело и несколько мелких. Можно разложить задачи по матрице Эйзенхауэра, но, по-моему, для утреннего плана это лишний шаг: матрица хороша раз в неделю, когда задач много и непонятно, за что хвататься.

Шаг 4. Оцените, сколько займёт каждая задача

Здесь план ломается чаще всего. Допустим, в списке двенадцать задач «на минуточку». Если каждая на деле занимает полчаса, это уже шесть часов.

Ставьте грубо: 15 минут, полчаса, час, два. Потом сложите. В рабочем дне 8 часов только на бумаге: планёрка в понедельник, обед, дорога, «а можно тебя на минутку». Реально свободных часов обычно меньше, и это стоит учесть сразу.

В «Моём дне» у каждой выбранной задачи есть оценка времени, а под списком полоска вместимости дня. По умолчанию день считается за 480 минут. Пока план помещается, полоска зелёная, ближе к пределу жёлтая, а когда задач больше, чем времени, краснеет. Число минут можно уменьшить прямо там или в настройках. Подробно экран разобран в справке: как устроен «Мой день».

Шаг 5. Разведите «когда делать» и «к какому сроку»

Отчёт, который сдавать в пятницу, не обязательно делать в пятницу. Лучше начать в среду, а пятница пусть будет крайним сроком.

В «Делах» у задачи как раз две такие даты. Фраза «в среду подготовить отчёт до пятницы» в поле ввода поставит обе сразу. Как это работает в деталях, описано в статье про план и дедлайн.

Шаг 6. Главное поставьте первым и оставьте запас

Главную задачу я бы ставил до обеда, пока рабочий чат ещё молчит. Отложенная «на после созвона», она обычно встречает новые срочные дела, которые этот созвон и принёс.

Пусть треть свободного времени останется пустой. Звучит расточительно, но в обычный день она заполнится сама: заболел ребёнок, сломался принтер, позвонили из поликлиники и перенесли запись.

Шаг 7. Вечером закройте день

Три минуты. Посмотрите, что сделано, а невыполненное разнесите: на завтра, без даты или в корзину. Иначе утро опять начнётся с разбора завалов.

В «Моём дне» после 17:00 сразу открывается вкладка «Вечер». Там итог дня, у каждой несделанной задачи выбор «Завтра», «Без даты» или «Оставить», ссылка «Всё на завтра» и кнопка «Закрыть день». На вкладке «План / факт» видна таблица за 14 дней: сколько планировали и сколько из этого сделали. Если неделю подряд выполняется меньше половины плана, план просто больше дня, и лень тут ни при чём.

Где эта система ломается

Первое место — перегруз: двенадцать задач на шесть часов при четырёх свободных. Лечится шагом 4. Пока не сложишь минуты, кажется, что всё влезает.

Второе — планирование вместо работы. Двадцать минут переставлять задачи местами и менять цвета тегов тоже прокрастинация, просто красивая. Ограничьте утренний разбор таймером.

Третье — пропущенный вечер. Хвосты копятся, через неделю в «Сегодня» сорок пунктов, и открывать его не хочется совсем.

И честная оговорка: если работа сменная или каждый день диктует кто-то другой (дежурства, выезды, маленький ребёнок дома), жёсткий план на день будет рваться. В такой ситуации лучше держать короткий список «сделать, когда появится окно» и не расстраиваться из-за красной полоски.

Завтра утром поставьте таймер на 10 минут, выпишите всё из головы и выберите одно главное дело на время до обеда.